4.7.3 휴폐업 진료기록의 보관·이관

원문 대조·이중 검수 2026-11-01

요약

휴·폐업 기록은 보건소 이관이 원칙이고, 직접 보관에는 허가와 지속적인 열람·보존 책임이 따라요. ¹

꼭 기억할 것

• 진료기록을 직접 보관하려면 휴·폐업 예정일 전까지 관할 보건소장의 허가를 받아야 해요. ^{2, 9, 10, 11, 12}
• 직접 보관기간을 연장하려면 기간 만료 전에 다시 허가받아야 해요. ^{2, 9, 10, 11, 12}
• 진료기록부의 기본 보존기간은 10년이고, 처방전은 2년이에요. ⁴

이관 원칙과 직접 보관 예외를 나눠 읽어요

의료법 제40조의2는 휴·폐업 신고 때 진료기록의 수량과 목록을 확인하여 관할 보건소장에게 넘기도록 정해요. ¹

개설자가 보관계획서를 제출해 보건소장의 허가를 받으면 직접 보관할 수 있어요. ¹

시행규칙은 별지 제19호서식의 보관계획서와 기록 종류별 수량·목록, 안전한 보관계획 서류를 요구해요. ^{2, 9, 10, 11, 12}

직접 보관 허가는 휴·폐업 예정일 전까지 받아야 해요. ^{2, 9, 10, 11, 12}

전자의무기록을 작성·보관해 온 개설자는 직접 보관 허가를 신청할 때 원칙적으로 시행규칙 제16조제1항제1호부터 제6호까지의 시설·장비를 보유했음을 증명하는 서류도 붙여요. ^{2, 9, 10, 11, 12}

진료기록보관시스템으로 직접 보관하려는 경우에는 이 시설·장비 증명서류 제출을 생략할 수 있어요. ^{2, 9, 10, 11, 12}

이 예외는 증명서류의 생략이며, 직접 보관 허가 자체의 면제를 정한 규정은 아니에요. ^{2, 9, 10, 11, 12}

휴·폐업 안내문에는 진료기록 이관·보관·사본 발급 사항도 넣어 신고예정일 14일 전까지 원내와 운영 중인 홈페이지에 각각 게시해야 하며, 입원환자에게는 30일 전까지 환자 또는 보호자에게 직접 알려야 해요. ^{2, 9, 10, 11, 12}

보존기간과 허가기간을 따로 관리해요

진료기록부와 수술기록의 기본 보존기간은 각각 10년이에요. ⁴

처방전은 2년, 검사내용·검사소견기록과 방사선 영상·소견서는 각각 5년이에요. ⁴

계속 진료를 위해 필요한 경우에는 한 차례에 한하여 각 법정 기간의 범위에서 연장 보존할 수 있어요. ⁴

보건소장이 허가한 직접 보관기간을 연장하려면 그 기간이 지나기 전에 다시 허가받아야 해요. ^{2, 9, 10, 11, 12}

재허가를 받지 않고 허가기간이 지나면 즉시 관할 보건소장에게 기록을 이관해야 해요. ^{2, 9, 10, 11, 12}

보관 장소·책임자, 기록 수량·목록, 보관계획 등의 변경에는 변경 신고 규정이 적용돼요. ^{1, 2, 9, 10, 11, 12}

질병이나 국외 이주 등으로 관리하기 어려우면 대행 책임자를 지정하거나 보건소장에게 넘겨야 해요. ^{1, 2, 9, 10, 11, 12}

작성 제안: 기록 종류별 보존기간 표와 직접 보관 허가 만료일 달력을 따로 만들어요. 내시경 검사기록·영상·병리결과도 누락 여부를 점검할 목록에 넣어요.

파일 보관과 환자 발급 업무를 함께 남겨요

진료기록부등(전자의무기록 포함)의 보존 대상에는 추가·수정된 기록과 추가·수정 전 원본도 포함돼요. ^{3, 13}

전자기록 관리에는 전자서명 검증, 이력관리, 백업 저장, 보안, 물리적 접근 방지 시설·장비 등이 요구돼요. ^{5, 8}

직접 보관 허가를 받은 개설자와 지정된 책임자에게도 기록 열람과 보존 규정이 적용돼요. ¹

환자가 본인 기록의 열람이나 사본 발급을 요구하면 정당한 사유 없이 거부할 수 없어요. ^{3, 13}

가족이나 대리인의 요청은 의료법에서 정한 대상과 서류 요건을 갖춰야 해요. 환자가 사망하거나 의식이 없는 등 동의를 받을 수 없는 경우에는 법에서 정한 가족이 친족관계 증명서 등을 갖춰 요청할 수 있어요. ^{3, 13}

의료인이나 개설자가 전자의무기록을 추가·수정한 경우에는 이력관리 장비에 접속기록을 별도로 보관해야 해요. ^{5, 8}

작성 제안: 전자의무기록시스템(EMR) 계약을 종료하기 전에 보관 파일을 읽을 수 있는지, 접속기록·수정 이력과 영상이 함께 열리는지 점검해요. 사본 발급 담당자와 연락처도 정해요. 이비인후과의 반복 청력검사처럼 시점별 자료를 비교해야 하는 기록은 검색과 출력까지 확인할 검수 항목으로 삼아요.

공공 시스템 개통과 이관 완료를 혼동하지 않아요

의료법은 보건소장과 개설자가 진료기록보관시스템에 기록을 보관할 수 있도록 정해요. ⁶

시행규칙은 보건소장에게 기록을 이관할 때 시스템을 이용할 수 있도록 정해요. ^{2, 9, 10, 11, 12}

보건복지부와 한국보건의료정보원은 2025년 7월 21일 시스템의 정식 개통을 발표했어요. ⁷

발표에는 EMR 연계 이관 기능과 환자용 조회·발급 포털의 구축이 포함돼요. ⁷

작성 제안: 이관 완료 여부는 전달한 기록 목록과 수신 결과를 확인해 판단해요.

작성 제안: 인수계약에서는 종전 개설자의 기록 목록과 보관 허가 여부를 별도 확인 항목으로 두어요. 시스템 지원 여부는 관할 보건소와 해당 EMR의 실제 지원 범위를 대조한 뒤 확정해요. 인계 문서에는 전달한 자료와 확인하지 못한 자료를 나누어 적어요.

시스템에 기록을 보관한 보건소장과 개설자 및 해당 기관 소속 의료인·종사자는 직접 보관한 기록 외의 시스템 정보를 열람하는 등 내용을 확인해서는 안 돼요. ⁶

보건복지부장관은 원본 정보가 바뀌지 않는 범위에서 기록 형태를 바꾸어 보존·관리하고 그 형태로 사본을 발급할 수 있어요. ⁶

흔한 실수

• 보관계획서 제출만으로 직접 보관을 시작하지 않아요. 보건소장의 허가가 필요해요. ^{1, 2, 9, 10, 11, 12}
• 기록을 직접 보관하면서 환자 사본 발급 요청을 일률적으로 거절하지 않아요. 열람 규정이 계속 적용돼요. ^{1, 3, 13}

근거 조문

의료법 제40조의2(진료기록부등의 이관) 발췌

① 의료기관 개설자는 제40조제1항에 따라 폐업 또는 휴업 신고를 할 때 제22조나 제23조에 따라 기록ㆍ보존하고 있는 진료기록부등의 수량 및 목록을 확인하고 진료기록부등을 관할 보건소장에게 넘겨야 한다. 다만, 의료기관 개설자가 보건복지부령으로 정하는 바에 따라 진료기록부등의 보관계획서를 제출하여 관할 보건소장의 허가를 받은 경우에는 직접 보관할 수 있다.

의료법 시행규칙 제30조의4(진료기록부등의 직접 보관 절차 등) 발췌

① 폐업 또는 휴업의 신고를 하는 의료기관 개설자가 법 제40조의2제1항 단서에 따라 진료기록부등을 직접 보관하려면 별지 제19호서식의 진료기록 보관계획서에 다음 각 호의 서류를 첨부하여 폐업 또는 휴업 예정일 전까지 관할 보건소장의 허가를 받아야 한다.

의료법 시행규칙 제30조의4(진료기록부등의 직접 보관 절차 등) 발췌

③ 제2항에 따른 허가를 받지 않은 의료기관 개설자는 보관 기간이 경과하는 경우 즉시 관할 보건소장에게 진료기록부등을 이관해야 한다.

의료법 시행규칙 제15조 ① 원문

① 의료인이나 의료기관 개설자는 법 제22조제2항에 따른 진료기록부등을 다음 각 호에 정하는 기간 동안 보존하여야 한다. 다만, 계속적인 진료를 위하여 필요한 경우에는 1회에 한정하여 다음 각 호에 정하는 기간의 범위에서 그 기간을 연장하여 보존할 수 있다. <개정 2015.5.29, 2016.10.6, 2016.12.29>
1. 환자 명부 : 5년
2. 진료기록부 : 10년
3. 처방전 : 2년
4. 수술기록 : 10년
5. 검사내용 및 검사소견기록 : 5년
6. 방사선 사진(영상물을 포함한다) 및 그 소견서 : 5년
7. 간호기록부 : 5년
8. 조산기록부: 5년
9. 진단서 등의 부본(진단서ㆍ사망진단서 및 시체검안서 등을 따로 구분하여 보존할 것) : 3년

의료법 제22조 ② 원문

②의료인이나 의료기관 개설자는 진료기록부등[제23조제1항에 따른 전자의무기록(電子醫務記錄)을 포함하며, 추가기재ㆍ수정된 경우 추가기재ㆍ수정된 진료기록부등 및 추가기재ㆍ수정 전의 원본을 모두 포함한다. 이하 같다]을 보건복지부령으로 정하는 바에 따라 보존하여야 한다. <개정 2008.2.29, 2010.1.18, 2018.3.27>

의료법 제21조 ① 원문

① 환자는 의료인, 의료기관의 장 및 의료기관 종사자에게 본인에 관한 기록(추가기재ㆍ수정된 경우 추가기재ㆍ수정된 기록 및 추가기재ㆍ수정 전의 원본을 모두 포함한다. 이하 같다)의 전부 또는 일부에 대하여 열람 또는 그 사본의 발급 등 내용의 확인을 요청할 수 있다. 이 경우 의료인, 의료기관의 장 및 의료기관 종사자는 정당한 사유가 없으면 이를 거부하여서는 아니 된다. <신설 2016.12.20, 2018.3.27>

의료법 제23조 ④ 원문

④ 의료인이나 의료기관 개설자는 전자의무기록에 추가기재ㆍ수정을 한 경우 보건복지부령으로 정하는 바에 따라 접속기록을 별도로 보관하여야 한다. <신설 2018.3.27>

의료법 시행규칙 제16조 ② 원문

② 의료인이나 의료기관 개설자는 법 제23조제4항에 따라 전자의무기록에 추가기재ㆍ수정을 한 경우 제1항제2호에 따른 장비에 접속 기록을 별도로 보관하여야 한다. <신설 2018.9.27>

의료법 시행규칙 제30조의3 원문

제30조의3(폐업ㆍ휴업 시 조치사항) 법 제40조제4항에 따라 의료기관 개설자는 의료업을 폐업 또는 휴업하려는 때에는 폐업 또는 휴업 신고예정일 14일 전까지 환자 및 환자 보호자가 쉽게 볼 수 있는 장소 및 인터넷 홈페이지(인터넷 홈페이지를 운영하고 있는 자만 해당한다)에 다음 각 호의 사항을 기재한 안내문을 각각 게시해야 한다. 다만, 입원 환자에 대해서는 폐업 또는 휴업 신고예정일 30일 전까지 환자 또는 그 보호자에게 직접 안내문의 내용을 알려야 한다. <개정 2023.3.2>
1. 폐업 또는 휴업 개시 예정일자
2. 진료기록부등의 이관ㆍ보관 또는 사본 발급 등에 관한 사항
3. 진료비 등의 정산 및 반환 등에 관한 사항
4. 입원 중인 환자의 다른 의료기관으로의 전원(轉院)에 관한 사항
5. 그 밖에 제1호부터 제4호까지에 준하는 사항으로서 환자의 권익 보호를 위하여 보건복지부장관이 특히 필요하다고 인정하여 고시하는 사항

의료법 제40조의3 ③ 원문

③ 제2항에 따라 진료기록부등을 진료기록보관시스템에 보관한 관할 보건소장 및 의료기관 개설자(해당 보건소 및 의료기관 소속 의료인 및 그 종사자를 포함한다)는 직접 보관한 진료기록부등 외에는 진료기록보관시스템에 보관된 정보를 열람하는 등 그 내용을 확인하여서는 아니 된다.

의료법 제40조의3 ⑥ 원문

⑥ 보건복지부장관은 진료기록보관시스템의 효율적 운영을 위하여 원본에 기재된 정보가 변경되지 않는 범위에서 진료기록부등의 형태를 변경하여 보존ㆍ관리할 수 있으며, 변경된 형태로 진료기록부등의 사본을 발급할 수 있다.

출처

1. 법제처 국가법령정보센터 · 의료법 제40조의2
2. 법제처 국가법령정보센터 · 의료법 시행규칙 제30조의3
3. 법제처 국가법령정보센터 · 의료법 제21조
4. 법제처 국가법령정보센터 · 의료법 시행규칙 제15조
5. 법제처 국가법령정보센터 · 의료법 제23조
6. 법제처 국가법령정보센터 · 의료법 제40조의3
7. 보건복지부·한국보건의료정보원 · 휴·폐업 병원 진료기록도 온라인으로 간편하게 조회와 발급이 가능해졌다.
8. 법제처 국가법령정보센터 · 의료법 시행규칙 제16조
9. 법제처 국가법령정보센터 · 의료법 시행규칙 제30조의4
10. 법제처 국가법령정보센터 · 의료법 시행규칙 제30조의5
11. 법제처 국가법령정보센터 · 의료법 시행규칙 제30조의6
12. 법제처 국가법령정보센터 · 의료법 시행규칙 제30조의7
13. 법제처 국가법령정보센터 · 의료법 제22조