12.3.3 평가 면담과 피드백 기록

원문 대조 2026-10-21 · AI 초안

요약

승급·감급에 관한 서류는 상시 4명 이하 의원도 3년간 보존해야 하고, 그 결정에 쓴 면담 기록도 직원의 개인정보라서 법이 정한 수집 근거와 최소 범위 안에서 남겨요. ^{1, 2, 3}

꼭 기억할 것

• 승급·감급에 관한 서류는 상시 4명 이하 의원도 3년간 보존해요. ^{1, 2}
• 직원 동의를 받아 개인정보를 모을 때는 수집·이용 목적, 항목, 보유·이용 기간, 동의를 거부할 권리와 거부에 따른 불이익이 있다면 그 내용을 먼저 알려야 해요. ³

기록이 평가·보상·징계의 근거가 되는 이유

사용자는 근로자 명부와 대통령령으로 정하는 근로계약에 관한 중요한 서류를 3년간 보존해야 해요. ¹

작성 제안: 이 절에서 사용자는 직원을 고용한 원장(의원 측)을 말해요.

시행령은 그 중요한 서류에 근로계약서, 임금대장, 고용·해고·퇴직에 관한 서류, 승급·감급에 관한 서류, 휴가에 관한 서류 등을 넣고 있어요. ²

보존 기간은 서류마다 세는 날이 달라요. 근로계약서는 근로관계가 끝난 날, 고용·해고·퇴직 서류는 해고되거나 퇴직한 날부터 세요. 승급·감급에 관한 서류처럼 따로 정하지 않은 '그 밖의 서류'는 완결한 날부터 세요. ²

이 보존 의무는 상시 4명 이하의 근로자를 쓰는 의원에도 적용돼요. 시행령 별표 1은 작은 사업장에 적용하는 규정에 제35조부터 제42조까지를 넣었고, 벌칙(제107조부터 제116조까지)도 그 적용 규정을 어긴 경우에 적용해요. ^{1, 2}

작성 제안: 면담 기록 자체가 시행령 목록의 어느 서류에 해당하는지는 법이 따로 적지 않았어요. 그래서 승급이나 감급 결정에 쓴 면담 기록은 그 결정 서류와 한 묶음으로 보관하는 방식을 권해요.

면담은 얼마나 자주 해요?

작성 제안: 면담 주기는 법령이 정하지 않으므로 의원 규모에 맞춰 정해요.

작성 제안: 원장 1~2명, 직원 3~10명 의원이라면 아래 세 가지 면담으로 시작하는 방식을 권해요.

작성 제안: 수습이 끝날 때 한 번 — 업무 범위와 기대 수준을 다시 맞추고, 계속 일할지 서로 확인해요.

작성 제안: 분기마다 짧게 — 잘한 일과 바꿀 일을 각각 한두 가지씩만 이야기해요. 진료가 적은 요일 오후처럼 정해진 시간에 하면 미루지 않게 돼요.

작성 제안: 해마다 한 번 평가 면담 — 그해 분기 면담 기록을 모아 보고, 급여 인상 기준(P12-C3-S1)과 연결해요.

작성 제안: 문제가 생겼을 때 하는 면담은 정기 면담과 따로 기록해요. 반복 문제를 다루는 순서는 P12-C4-S1에서 이어서 봐요.

기록에는 무엇을 남겨요?

작성 제안: 면담 기록표는 다음 칸으로 만들어요. ① 날짜·참석자 ② 면담 종류(수습·분기·연간·문제) ③ 관찰한 사실(언제, 무슨 일이 있었는지) ④ 원장의 피드백 ⑤ 직원 의견 ⑥ 합의한 다음 행동과 기한 ⑦ 다음 면담일 ⑧ 직원 확인(서명 또는 확인 메시지).

작성 제안: '불성실하다'처럼 사람을 평가하는 말보다 '접수 대기 환자 안내를 놓친 일이 이번 달 두 번 있었다'처럼 확인할 수 있는 사실을 적어요.

작성 제안: 직원이 동의하지 않은 부분도 지우지 말고 ⑤ 직원 의견 칸에 그대로 남겨요. 나중에 기록을 다시 볼 때 한쪽 말만 적힌 기록보다 믿을 만해요.

작성 제안: 진료와 관계없는 사생활, 가족 사정, 건강 이야기는 면담 중에 나왔더라도 꼭 필요한 경우가 아니면 기록에 옮기지 않아요. 법이 정한 이유는 바로 아래 '개인정보로서의 면담 기록'에서 봐요.

개인정보로서의 면담 기록

개인정보처리자는 정보주체의 동의를 받은 경우, 법령상 의무를 지키기 위해 불가피한 경우, 정보주체와 맺은 계약을 이행하기 위해 필요한 경우 등 법이 정한 경우에 개인정보를 모을 수 있고, 그 수집 목적의 범위에서 이용할 수 있어요. ³

작성 제안: 개인정보처리자는 업무를 위해 개인정보를 처리하는 사람·기관이에요. 정보주체는 그 정보의 주인인 직원을 말해요.

동의를 근거로 모은다면 수집·이용 목적, 수집하는 항목, 보유·이용 기간, 동의를 거부할 권리와 거부에 따른 불이익이 있다면 그 내용을 알려야 하고, 이 사항을 바꿀 때도 다시 알리고 동의를 받아야 해요. ³

어느 근거로 모으든 그 목적에 필요한 최소한의 개인정보만 모아야 하고, 최소한이라는 입증책임은 개인정보처리자가 져요. ³

건강에 관한 정보는 민감정보예요. 제15조제2항 각 호 또는 제17조제2항 각 호의 사항을 알리고 다른 개인정보 처리 동의와 별도로 동의를 받았거나, 법령이 처리를 요구하거나 허용하는 경우가 아니면 처리할 수 없어요. ³

보유기간이 지나거나 처리 목적을 이루는 등 개인정보가 불필요해지면 지체 없이 파기해야 해요. 다만 다른 법령에 따라 보존해야 하면 파기하지 않고, 다른 개인정보와 분리해 저장·관리해야 해요. ³

작성 제안: 면담 기록을 어느 수집 근거로 처리할지는 의원마다 다를 수 있어요. 근로계약서나 개인정보 안내문에 '인사 평가와 보상 결정을 위해 면담 내용을 기록한다'는 목적을 미리 적어 두는 방식을 권해요.

작성 제안: 승급·감급 서류와 한 묶음으로 둔 면담 기록에는 그 서류의 3년 보존이 끝나는 날을 함께 표시해요. 그 뒤에 남겨 둘 다른 이유가 없으면 파기해요.

작성 제안: 기록은 원장과 정해진 담당자만 열어 볼 수 있는 곳에 두고, 다른 직원이 보는 공용 메신저 방이나 공용 폴더에 올리지 않아요.

평가 결과를 어떻게 알려요?

상시 10명 이상의 근로자를 사용하는 사용자는 임금의 승급, 표창과 제재 등에 관한 사항을 담은 취업규칙을 작성해 고용노동부장관에게 신고해야 하고, 바꿀 때도 같아요. ¹ 취업규칙 작성 절차는 P12-C2-S4에서 봐요.

작성 제안: 결과는 면담 자리에서 말로 먼저 설명하고, 같은 날 짧은 문서(평가 등급, 근거가 된 사실, 인상·보상 내용, 다음 목표)로 건네요.

작성 제안: 결과에 이견이 있으면 직원이 의견을 낼 수 있는 기한도 알려 줘요. 받은 의견과 원장의 답은 같은 기록에 붙여 둬요.

작성 제안: 평가가 낮은 직원에게도 '무엇을 하면 다음 평가가 달라지는지'를 한 문장으로 남겨요. 이 문장이 다음 분기 면담의 출발점이 돼요.

흔한 실수

• 작성 제안: 평가 결과만 남기고 근거가 된 사실과 직원 의견을 빠뜨리지 않아요. 결과만 있으면 나중에 그 결정이 어떻게 나왔는지 보여 주기 어려워요.
• 직원이 몇 명 안 된다고 승급·감급 서류를 바로 버리지 않아요. 상시 4명 이하 사업장에도 3년 보존 의무와 그 위반에 대한 과태료 규정이 적용돼요. ^{1, 2}
• 동의를 받아 모으면서 보유 기간이나 동의 거부 권리를 알리지 않은 채 서명만 받지 않아요. ³
• 면담 중 들은 건강 이야기를 일반 개인정보 동의만 믿고 기록하지 않아요. 건강에 관한 정보는 민감정보라서, 법령이 처리를 요구하거나 허용하는 경우가 아니면 다른 동의와 별도로 동의를 받아야 해요. ³
• 작성 제안: 면담 기록을 직원 단체 대화방이나 공용 폴더에 올리지 않아요.

근거 조문

근로기준법 제42조(계약 서류의 보존)

제42조(계약 서류의 보존) 사용자는 근로자 명부와 대통령령으로 정하는 근로계약에 관한 중요한 서류를 3년간 보존하여야 한다.

근로기준법 시행령 제22조(보존 대상 서류 등)

①법 제42조에서 "대통령령으로 정하는 근로계약에 관한 중요한 서류"란 다음 각 호의 서류를 말한다. <개정 2021.3.30>
1. 근로계약서
2. 임금대장
3. 임금의 결정ㆍ지급방법과 임금계산의 기초에 관한 서류
4. 고용ㆍ해고ㆍ퇴직에 관한 서류
5. 승급ㆍ감급에 관한 서류
6. 휴가에 관한 서류 … ②법 제42조에 따른 근로계약에 관한 중요한 서류의 보존기간은 다음 각 호에 해당하는 날부터 기산한다.
1. 근로자 명부는 근로자가 해고되거나 퇴직 또는 사망한 날
2. 근로계약서는 근로관계가 끝난 날 … 4. 고용, 해고 또는 퇴직에 관한 서류는 근로자가 해고되거나 퇴직한 날 … 8. 그 밖의 서류는 완결한 날

근로기준법 시행령 제7조(적용범위)

제7조(적용범위) 법 제11조제2항에 따라 상시 4명 이하의 근로자를 사용하는 사업 또는 사업장에 적용하는 법 규정은 별표 1과 같다.

근로기준법 시행령 별표1 상시 4명 이하의 근로자를 사용하는 사업 또는 사업장에 적용하는 법 규정(제7조 관련) 일부

┃제2장 근로계약        │제15조, 제17조, 제18조, 제19조제1항, 제20조부             ┃
┃                      │터 제22조까지의 규정, 제23조제2항, 제26조, 제             ┃
┃                      │35조부터 제42조까지의 규정                                ┃ … ┃제12장 벌칙           │제107조부터 제116조까지의 규정(제1장부터 제6              ┃
┃                      │장까지, 제8장, 제11장의 규정 중 상시 4명 이하             ┃
┃                      │근로자를 사용하는 사업 또는 사업장에 적용되는             ┃
┃                      │규정을 위반한 경우로 한정한다)                            ┃

근로기준법 제93조(취업규칙의 작성ㆍ신고) 일부

제93조(취업규칙의 작성ㆍ신고) 상시 10명 이상의 근로자를 사용하는 사용자는 다음 각 호의 사항에 관한 취업규칙을 작성하여 고용노동부장관에게 신고하여야 한다. 이를 변경하는 경우에도 또한 같다. … 2. 임금의 결정ㆍ계산ㆍ지급 방법, 임금의 산정기간ㆍ지급시기 및 승급(昇給)에 관한 사항 … 12. 표창과 제재에 관한 사항

근로기준법 제116조(과태료) 제2항 일부

② 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 자에게는 500만원 이하의 과태료를 부과한다. … 2. 제14조, 제39조, 제41조, 제42조, 제44조의4제1항ㆍ제4항ㆍ제5항, 제48조, 제66조, 제74조제7항ㆍ제9항, 제76조의3제2항ㆍ제4항ㆍ제5항ㆍ제7항, 제91조, 제93조, 제98조제2항 및 제99조를 위반한 자

개인정보 보호법 제15조(개인정보의 수집ㆍ이용) 제1항·제2항

① 개인정보처리자는 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 개인정보를 수집할 수 있으며 그 수집 목적의 범위에서 이용할 수 있다. <개정 2023.3.14>
1. 정보주체의 동의를 받은 경우
2. 법률에 특별한 규정이 있거나 법령상 의무를 준수하기 위하여 불가피한 경우 … 4. 정보주체와 체결한 계약을 이행하거나 계약을 체결하는 과정에서 정보주체의 요청에 따른 조치를 이행하기 위하여 필요한 경우 … ② 개인정보처리자는 제1항제1호에 따른 동의를 받을 때에는 다음 각 호의 사항을 정보주체에게 알려야 한다. 다음 각 호의 어느 하나의 사항을 변경하는 경우에도 이를 알리고 동의를 받아야 한다.
1. 개인정보의 수집ㆍ이용 목적
2. 수집하려는 개인정보의 항목
3. 개인정보의 보유 및 이용 기간
4. 동의를 거부할 권리가 있다는 사실 및 동의 거부에 따른 불이익이 있는 경우에는 그 불이익의 내용

개인정보 보호법 제16조(개인정보의 수집 제한) 제1항

제16조(개인정보의 수집 제한)
① 개인정보처리자는 제15조제1항 각 호의 어느 하나에 해당하여 개인정보를 수집하는 경우에는 그 목적에 필요한 최소한의 개인정보를 수집하여야 한다. 이 경우 최소한의 개인정보 수집이라는 입증책임은 개인정보처리자가 부담한다.

개인정보 보호법 제21조(개인정보의 파기) 제1항·제3항

제21조(개인정보의 파기)
① 개인정보처리자는 보유기간의 경과, 개인정보의 처리 목적 달성, 가명정보의 처리 기간 경과 등 그 개인정보가 불필요하게 되었을 때에는 지체 없이 그 개인정보를 파기하여야 한다. 다만, 다른 법령에 따라 보존하여야 하는 경우에는 그러하지 아니하다. <개정 2023.3.14> … ③ 개인정보처리자가 제1항 단서에 따라 개인정보를 파기하지 아니하고 보존하여야 하는 경우에는 해당 개인정보 또는 개인정보파일을 다른 개인정보와 분리하여서 저장ㆍ관리하여야 한다.

개인정보 보호법 제23조(민감정보의 처리 제한) 제1항

제23조(민감정보의 처리 제한)
①개인정보처리자는 사상ㆍ신념, 노동조합ㆍ정당의 가입ㆍ탈퇴, 정치적 견해, 건강, 성생활 등에 관한 정보, 그 밖에 정보주체의 사생활을 현저히 침해할 우려가 있는 개인정보로서 대통령령으로 정하는 정보(이하 "민감정보"라 한다)를 처리하여서는 아니 된다. 다만, 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는  그러하지 아니하다. <개정 2016.3.29>
1. 정보주체에게 제15조제2항 각 호 또는 제17조제2항 각 호의 사항을 알리고 다른 개인정보의 처리에 대한 동의와 별도로 동의를 받은 경우
2. 법령에서 민감정보의 처리를 요구하거나 허용하는 경우

출처

1. 법제처 국가법령정보센터 · 근로기준법 제42조·제93조·제116조
2. 법제처 국가법령정보센터 · 근로기준법 시행령 제7조·제22조·별표 1
3. 법제처 국가법령정보센터 · 개인정보 보호법 제15조·제16조·제21조·제23조