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9.4.2 접수·전화·문자·CRM의 정보 노출 최소화

원문 대조·이중 검수 2026-11-01

이 절을 마치면

목적별 최소정보와 동의·접근 절차를 정해요.

요약

접수·전화에서는 수집·이용 범위와 기록 열람 요건을 적용하고, 광고 수신거부 후에는 광고 전송을 중단해요. 1, 3, 4, 8

꼭 기억할 것

접수대에서 보이는 정보를 줄여요

개인정보는 수집 목적에 필요한 최소한으로 수집해야 하고, 수집·이용 근거가 허용하는 범위에서 이용해야 해요. 1, 4 개인정보 유출 등을 막는 기술적·관리적·물리적 안전조치도 필요해요. 7

작성 제안: 대기 환자 시선에서 접수 모니터와 출력물을 확인해요. 다음 환자에게 앞 환자의 주소·연락처·진단명이 보이지 않도록 화면 방향, 자동 잠금, 출력물 수령 위치를 조정해요.

작성 제안: 호명과 본인 확인에 쓰는 정보는 필요한 범위로 정해요. 여러 환자의 연락처나 증상을 한 장에 적어 공개된 접수대 위에 두는 방식은 피하는 방향으로 업무를 바꿔요.

작성 제안: 교대할 때 미수령 출력물과 상담 메모를 확인하는 항목을 두고, 일반 쓰레기와 구분하여 안전하게 처리하는 절차를 정해요. 이 절은 특정 파기 장비나 보존기간을 법정 기준으로 정하지 않아요.

보호자 전화에도 확인 절차를 적용해요

의료인이나 의료기관 종사자는 의료·조산·간호, 진단서·검안서·증명서 및 처방전 작성·교부, 진료기록 열람·사본 교부·보존, 전자의무기록 작성·보관·관리 업무를 하면서 알게 된 다른 사람의 정보를 법령에 특별히 규정된 경우 외에는 누설하거나 발표하지 못해요. 2

의료인·의료기관의 장·종사자는 원칙적으로 환자 아닌 사람에게 기록 열람·사본 교부 등으로 내용을 확인하게 해서는 안 돼요. 8 법정 친족이나 환자가 지정하는 대리인이 동의서·증빙 등 법정 요건을 갖추면 내용을 확인할 수 있게 해야 해요. 8 다만 의사·치과의사·한의사가 환자의 진료를 위해 불가피하다고 인정한 경우에는 이러한 기록 내용 확인 의무의 예외가 적용돼요. 8

작성 제안: 전화한 사람이 가족이라고 말하는 것과 기록 내용을 알려줄 수 있는지는 구분해요. 예약 변경 요청과 검사결과·진단명 문의를 나누고, 후자는 본인 확인과 적법한 요청 절차로 안내해요.

작성 제안: 확인이 어려울 때는 즉답하지 않고 담당자에게 연결하는 응대 문장을 정해요. 통화 메모에는 처리에 필요한 내용만 남기고, 다른 환자가 듣는 곳에서 진료정보를 반복해서 읽지 않도록 해요.

예약 알림과 광고 전송을 따로 검토해요

개인정보 보호법상 정보주체와 체결한 계약을 이행하기 위해 필요한 경우는 수집·이용 근거 중 하나예요. 1 목적 외 이용은 제한되며 별도 동의 등 법정 예외 요건을 따져야 해요. 5

영리목적 광고성 정보를 전자적으로 전송하려면 원칙적으로 명시적인 사전 동의가 필요해요. 3 거래관계에서 직접 수집한 연락처에 일정 요건으로 같은 종류의 재화 등을 광고하는 경우 등 법정 예외도 있어요. 3

수신자가 광고 수신거부 의사를 표시하거나 사전 동의를 철회했다면 광고성 정보를 전송해서는 안 돼요. 3

오후 9시부터 다음 날 오전 8시까지 영리목적 광고성 정보를 전자적으로 전송하려면 별도의 사전 동의를 받아야 해요. 3 다만 대통령령으로 정하는 매체는 예외예요. 3

작성 제안: 예약 일시·장소 안내와 할인·추가 서비스 권유 문구를 템플릿 단계에서 분리해요. 예약 알림이라는 제목만으로 광고성 여부를 결정하지 말고 실제 내용과 이용 목적을 검토해요.

작성 제안: 광고 동의가 있다는 표시와 개인정보를 광고 목적으로 이용할 근거를 함께 확인해요. 과거 내원 사실만으로 거래관계 예외가 적용된다고 단정하지 말고 법정 기간·대상 요건을 별도로 대조해요.

CRM과 문자업체의 실제 동작을 시험해요

개인정보 처리 업무를 위탁하면 목적 외 처리 금지와 보호조치 등을 문서에 포함하고, 위탁자는 수탁자를 교육·감독해야 해요. 6

위탁자는 위탁 업무 내용과 수탁자를 공개해야 해요. 6 홍보·판매 권유 업무를 위탁할 때는 대통령령이 정하는 방법으로 그 내용과 수탁자를 정보주체에게 알려야 하고, 변경될 때도 같아요. 6

광고성 정보에는 전송자 명칭·연락처 및 수신거부·동의 철회를 쉽게 하는 조치와 방법 등을 정해진 방식에 따라 밝혀야 해요. 3 수신거부 비용을 수신자에게 부담시키지 않도록 필요한 조치도 해야 해요. 3

광고 전송자는 수신동의·거부·철회 의사를 받은 때에는 대통령령에 따라 처리 결과를 알려야 해요. 3 수신동의를 받은 자는 대통령령에 따라 정기적으로 동의 여부를 확인해야 해요. 3

작성 제안: 직원 계정에는 업무에 필요한 조회·내보내기 권한을 부여해요. 외부 문자업체로 보내는 항목은 발송 목적에 맞춰 정하고 진료기록 전체가 전달되지 않도록 전송 내용을 확인해요.

작성 제안: 가상 연락처로 수신거부 등록, 발송 대상 제외, 예약된 발송 취소를 시험해요. 동의를 철회한 환자가 기존 내려받기 파일이나 대기 중인 발송 목록에 남아 있는지도 점검해요.

작성 제안: 메시지 오발송을 발견했을 때 담당자에게 알리고 추가 발송을 멈추는 절차를 정해요.

작성 제안: 유출 해당 여부와 통지·신고 판단은 실제 노출 내용과 관련 규정을 별도로 검토해요.

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근거 조문

개인정보 보호법 제15조 ①

① 개인정보처리자는 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 개인정보를 수집할 수 있으며 그 수집 목적의 범위에서 이용할 수 있다. <개정 2023.3.14>
1. 정보주체의 동의를 받은 경우
2. 법률에 특별한 규정이 있거나 법령상 의무를 준수하기 위하여 불가피한 경우
3. 공공기관이 법령 등에서 정하는 소관 업무의 수행을 위하여 불가피한 경우
4. 정보주체와 체결한 계약을 이행하거나 계약을 체결하는 과정에서 정보주체의 요청에 따른 조치를 이행하기 위하여 필요한 경우
5. 명백히 정보주체 또는 제3자의 급박한 생명, 신체, 재산의 이익을 위하여 필요하다고 인정되는 경우
6. 개인정보처리자의 정당한 이익을 달성하기 위하여 필요한 경우로서 명백하게 정보주체의 권리보다 우선하는 경우. 이 경우 개인정보처리자의 정당한 이익과 상당한 관련이 있고 합리적인 범위를 초과하지 아니하는 경우에 한한다.
7. 공중위생 등 공공의 안전과 안녕을 위하여 긴급히 필요한 경우

개인정보 보호법 제16조

제16조(개인정보의 수집 제한)
① 개인정보처리자는 제15조제1항 각 호의 어느 하나에 해당하여 개인정보를 수집하는 경우에는 그 목적에 필요한 최소한의 개인정보를 수집하여야 한다. 이 경우 최소한의 개인정보 수집이라는 입증책임은 개인정보처리자가 부담한다.
② 개인정보처리자는 정보주체의 동의를 받아 개인정보를 수집하는 경우 필요한 최소한의 정보 외의 개인정보 수집에는 동의하지 아니할 수 있다는 사실을 구체적으로 알리고 개인정보를 수집하여야 한다. <신설 2013.8.6>
③ 개인정보처리자는 정보주체가 필요한 최소한의 정보 외의 개인정보 수집에 동의하지 아니한다는 이유로 정보주체에게 재화 또는 서비스의 제공을 거부하여서는 아니 된다. <개정 2013.8.6>

개인정보 보호법 제18조 ①

① 개인정보처리자는 개인정보를 제15조제1항에 따른 범위를 초과하여 이용하거나 제17조제1항 및 제28조의8제1항에 따른 범위를 초과하여 제3자에게 제공하여서는 아니 된다. <개정 2020.2.4, 2023.3.14>

개인정보 보호법 제18조 ②

② 제1항에도 불구하고 개인정보처리자는 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 정보주체 또는 제3자의 이익을 부당하게 침해할 우려가 있을 때를 제외하고는 개인정보를 목적 외의 용도로 이용하거나 이를 제3자에게 제공할 수 있다. 다만, 제5호부터 제9호까지에 따른 경우는 공공기관의 경우로 한정한다. <개정 2020.2.4, 2023.3.14>
1. 정보주체로부터 별도의 동의를 받은 경우
2. 다른 법률에 특별한 규정이 있는 경우
3. 명백히 정보주체 또는 제3자의 급박한 생명, 신체, 재산의 이익을 위하여 필요하다고 인정되는 경우
4. 삭제<2020.2.4>
5. 개인정보를 목적 외의 용도로 이용하거나 이를 제3자에게 제공하지 아니하면 다른 법률에서 정하는 소관 업무를 수행할 수 없는 경우로서 보호위원회의 심의ㆍ의결을 거친 경우
6. 조약, 그 밖의 국제협정의 이행을 위하여 외국정부 또는 국제기구에 제공하기 위하여 필요한 경우
7. 범죄의 수사와 공소의 제기 및 유지를 위하여 필요한 경우
8. 법원의 재판업무 수행을 위하여 필요한 경우
9. 형(刑) 및 감호, 보호처분의 집행을 위하여 필요한 경우
10. 공중위생 등 공공의 안전과 안녕을 위하여 긴급히 필요한 경우

개인정보 보호법 제26조 ①

① 개인정보처리자가 제3자에게 개인정보의 처리 업무를 위탁하는 경우에는 다음 각 호의 내용이 포함된 문서로 하여야 한다. <개정 2023.3.14>
1. 위탁업무 수행 목적 외 개인정보의 처리 금지에 관한 사항
2. 개인정보의 기술적ㆍ관리적 보호조치에 관한 사항
3. 그 밖에 개인정보의 안전한 관리를 위하여 대통령령으로 정한 사항

개인정보 보호법 제26조 ②

② 제1항에 따라 개인정보의 처리 업무를 위탁하는 개인정보처리자(이하 "위탁자"라 한다)는 위탁하는 업무의 내용과 개인정보 처리 업무를 위탁받아 처리하는 자(개인정보 처리 업무를 위탁받아 처리하는 자로부터 위탁받은 업무를 다시 위탁받은 제3자를 포함하며, 이하 "수탁자"라 한다)를 정보주체가 언제든지 쉽게 확인할 수 있도록 대통령령으로 정하는 방법에 따라  공개하여야 한다. <개정 2023.3.14>

개인정보 보호법 제26조 ③

③ 위탁자가 재화 또는 서비스를 홍보하거나 판매를 권유하는 업무를 위탁하는 경우에는 대통령령으로 정하는 방법에 따라 위탁하는 업무의 내용과 수탁자를 정보주체에게 알려야 한다. 위탁하는 업무의 내용이나 수탁자가 변경된 경우에도 또한 같다.

개인정보 보호법 제26조 ④

④ 위탁자는 업무 위탁으로 인하여 정보주체의 개인정보가 유출등이 되지 아니하도록 수탁자를 교육하고, 처리 현황 점검 등 대통령령으로 정하는 바에 따라 수탁자가 개인정보를 안전하게 처리하는지를 감독하여야 한다. <개정 2015.7.24, 2026.3.10>

개인정보 보호법 제29조

제29조(안전조치의무) 개인정보처리자는 개인정보가 유출등이 되지 아니하도록 내부 관리계획 수립, 접속기록 보관 등 대통령령으로 정하는 바에 따라 안전성 확보에 필요한 기술적ㆍ관리적 및 물리적 조치를 하여야 한다. <개정 2015.7.24, 2026.3.10>

의료법 제19조 ①

①의료인이나 의료기관 종사자는 이 법이나 다른 법령에 특별히 규정된 경우 외에는 의료ㆍ조산 또는 간호업무나 제17조에 따른 진단서ㆍ검안서ㆍ증명서 작성ㆍ교부 업무, 제18조에 따른 처방전 작성ㆍ교부 업무, 제21조에 따른 진료기록 열람ㆍ사본 교부 업무, 제22조제2항에 따른 진료기록부등 보존 업무 및 제23조에 따른 전자의무기록 작성ㆍ보관ㆍ관리 업무를 하면서 알게 된 다른 사람의 정보를 누설하거나 발표하지 못한다. <개정 2016.5.29>

정보통신망 이용촉진 및 정보보호 등에 관한 법률 제50조 ①

① 누구든지 전자적 전송매체를 이용하여 영리목적의 광고성 정보를 전송하려면 그 수신자의 명시적인 사전 동의를 받아야 한다. 다만, 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는 사전 동의를 받지 아니한다. <개정 2016.3.22, 2020.6.9>
1. 재화등의 거래관계를 통하여 수신자로부터 직접 연락처를 수집한 자가 대통령령으로 정한 기간 이내에 자신이 처리하고 수신자와 거래한 것과 같은 종류의 재화등에 대한 영리목적의 광고성 정보를 전송하려는 경우
2. 「방문판매 등에 관한 법률」에 따른 전화권유판매자가 육성으로 수신자에게 개인정보의 수집출처를 고지하고 전화권유를 하는 경우

정보통신망 이용촉진 및 정보보호 등에 관한 법률 제50조 ②

② 전자적 전송매체를 이용하여 영리목적의 광고성 정보를 전송하려는 자는 제1항에도 불구하고 수신자가 수신거부의사를 표시하거나 사전 동의를 철회한 경우에는 영리목적의 광고성 정보를 전송하여서는 아니 된다.

정보통신망 이용촉진 및 정보보호 등에 관한 법률 제50조 ③

③ 오후 9시부터 그 다음 날 오전 8시까지의 시간에 전자적 전송매체를 이용하여 영리목적의 광고성 정보를 전송하려는 자는 제1항에도 불구하고 그 수신자로부터 별도의 사전 동의를 받아야 한다. 다만, 대통령령으로 정하는 매체의 경우에는 그러하지 아니하다.

정보통신망 이용촉진 및 정보보호 등에 관한 법률 제50조 ④

④ 전자적 전송매체를 이용하여 영리목적의 광고성 정보를 전송하는 자는 대통령령으로 정하는 바에 따라 다음 각 호의 사항 등을 광고성 정보에 구체적으로 밝혀야 한다.
1. 전송자의 명칭 및 연락처
2. 수신의 거부 또는 수신동의의 철회 의사표시를 쉽게 할 수 있는 조치 및 방법에 관한 사항

정보통신망 이용촉진 및 정보보호 등에 관한 법률 제50조 ⑥

⑥ 전자적 전송매체를 이용하여 영리목적의 광고성 정보를 전송하는 자는 수신자가 수신거부나 수신동의의 철회를 할 때 발생하는 전화요금 등의 금전적 비용을 수신자가 부담하지 아니하도록 대통령령으로 정하는 바에 따라 필요한 조치를 하여야 한다.

정보통신망 이용촉진 및 정보보호 등에 관한 법률 제50조 ⑦

⑦ 전자적 전송매체를 이용하여 영리목적의 광고성 정보를 전송하려는 자는 수신자가 제1항 및 제3항에 따른 수신동의, 제2항에 따른 수신거부 또는 수신동의 철회에 관한 의사를 표시할 때에는 해당 수신자에게 대통령령으로 정하는 바에 따라 수신동의, 수신거부 또는 수신동의 철회에 대한 처리 결과를 알려야 한다. <개정 2024.1.23>

정보통신망 이용촉진 및 정보보호 등에 관한 법률 제50조 ⑧

⑧ 제1항 또는 제3항에 따라 수신동의를 받은 자는 대통령령으로 정하는 바에 따라 정기적으로 광고성 정보 수신자의 수신동의 여부를 확인하여야 한다.

의료법 제21조제1항·제2항·제3항 본문 및 제1호·제2호

제21조(기록 열람 등)
① 환자는 의료인, 의료기관의 장 및 의료기관 종사자에게 본인에 관한 기록(추가기재ㆍ수정된 경우 추가기재ㆍ수정된 기록 및 추가기재ㆍ수정 전의 원본을 모두 포함한다. 이하 같다)의 전부 또는 일부에 대하여 열람 또는 그 사본의 발급 등 내용의 확인을 요청할 수 있다. 이 경우 의료인, 의료기관의 장 및 의료기관 종사자는 정당한 사유가 없으면 이를 거부하여서는 아니 된다. <신설 2016.12.20, 2018.3.27>
②의료인, 의료기관의 장 및 의료기관 종사자는 환자가 아닌 다른 사람에게 환자에 관한 기록을 열람하게 하거나 그 사본을 내주는 등 내용을 확인할 수 있게 하여서는 아니 된다. <개정 2009.1.30, 2016.12.20>
③ 제2항에도 불구하고 의료인, 의료기관의 장 및 의료기관 종사자는 다음 각 호의 어느 하나에 해당하면 그 기록을 열람하게 하거나 그 사본을 교부하는 등 그 내용을 확인할 수 있게 하여야 한다. 다만, 의사ㆍ치과의사 또는 한의사가 환자의 진료를 위하여 불가피하다고 인정한 경우에는 그러하지 아니하다. <개정 2009.1.30, 2010.1.18, 2011.4.7, 2011.12.31, 2012.2.1, 2015.12.22, 2015.12.29, 2016.5.29, 2016.12.20, 2018.3.20, 2018.8.14, 2020.3.4, 2020.8.11, 2020.12.29, 2023.10.31, 2025.3.18>
1. 환자의 배우자, 직계 존속ㆍ비속, 형제ㆍ자매(환자의 배우자 및 직계 존속ㆍ비속, 배우자의 직계존속이 모두 없는 경우에 한정한다) 또는 배우자의 직계 존속이 환자 본인의 동의서와 친족관계임을 나타내는 증명서 등을 첨부하는 등 보건복지부령으로 정하는 요건을 갖추어 요청한 경우
2. 환자가 지정하는 대리인이 환자 본인의 동의서와 대리권이 있음을 증명하는 서류를 첨부하는 등 보건복지부령으로 정하는 요건을 갖추어 요청한 경우

개인정보 보호법 제23조제1항

①개인정보처리자는 사상ㆍ신념, 노동조합ㆍ정당의 가입ㆍ탈퇴, 정치적 견해, 건강, 성생활 등에 관한 정보, 그 밖에 정보주체의 사생활을 현저히 침해할 우려가 있는 개인정보로서 대통령령으로 정하는 정보(이하 "민감정보"라 한다)를 처리하여서는 아니 된다. 다만, 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우에는  그러하지 아니하다. <개정 2016.3.29>
1. 정보주체에게 제15조제2항 각 호 또는 제17조제2항 각 호의 사항을 알리고 다른 개인정보의 처리에 대한 동의와 별도로 동의를 받은 경우
2. 법령에서 민감정보의 처리를 요구하거나 허용하는 경우

출처

  1. 개인정보보호위원회 · 개인정보 보호법 제15조
  2. 보건복지부,질병관리청 · 의료법 제19조
  3. 과학기술정보통신부,방송미디어통신위원회 · 정보통신망 이용촉진 및 정보보호 등에 관한 법률 제50조
  4. 개인정보보호위원회 · 개인정보 보호법 제16조
  5. 개인정보보호위원회 · 개인정보 보호법 제18조
  6. 개인정보보호위원회 · 개인정보 보호법 제26조
  7. 개인정보보호위원회 · 개인정보 보호법 제29조
  8. 보건복지부,질병관리청 · 의료법 제21조
  9. 법제처 국가법령정보센터 · 개인정보 보호법 제23조