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9.3.7 인수·휴업·폐업 시 기록 보관 주체

원문 대조·이중 검수 2026-11-01

이 절을 마치면

인수계약과 법정 기록 이관·직접보관 절차를 연결해요.

요약

휴·폐업 시 기록은 보건소 이관이 원칙이며, 직접 보관은 보관계획서 제출과 관할 보건소장 허가가 필요해요. 1

꼭 기억할 것

인수계약과 법정 보관 절차를 구분해요

의료기관 개설자가 폐업 또는 휴업 신고를 할 때에는 기록의 수량과 목록을 확인하고 관할 보건소장에게 넘겨야 해요. 1 보관계획서를 제출하여 관할 보건소장의 허가를 받으면 직접 보관할 수 있어요. 1 이 근거는 의료법 제40조의2예요. 1

개인정보 보호법은 영업양도 등으로 개인정보를 이전할 때 이전 사실, 양수자의 성명(법인은 명칭)·주소·전화번호 및 그 밖의 연락처, 이전을 원하지 않을 때 조치할 방법과 절차를 미리 알리도록 해요. 3

작성 제안: 인수계약서의 환자기록 인계 조항과 별도로, 개설자 변경 과정에서 휴·폐업 신고가 생기는지, 기록을 누가 법적으로 보관할지 관할 보건소에 확인해요. 매매대금 지급일만으로 기록 인계 완료일을 정하지 않아요.

작성 제안: 양도인의 기록과 양수인이 새로 작성하는 기록을 구분하고, 인계 목록·기간·서명 검증·첨부영상의 누락 여부를 확인할 담당자를 정해요. 계약 합의만으로 법정 절차가 끝났다고 처리하지 않아요.

직접 보관 허가 서류를 준비해요

직접 보관하려는 개설자는 별지 제19호서식의 진료기록 보관계획서에 종류별 수량·목록과 체계적이고 안전한 보관계획에 관한 서류를 붙여야 해요. 2 폐업 또는 휴업 예정일 전까지 관할 보건소장의 허가를 받아야 해요. 2

전자의무기록을 작성·보관했다면 시행규칙 제16조제1항제1호부터 제6호까지 시설·장비 보유 증명서류도 필요해요. 2 다만 진료기록보관시스템을 통해 직접 보관하려면 이 증명서류 제출은 생략할 수 있어요. 2

작성 제안: 종이기록과 전자기록의 보관 위치, 열람 담당자, 연락처, 접근권한, 장애 대응 경로를 보관계획에 구체적으로 적어요. 시설 증빙 생략을 보관계획서 전체 면제로 오해하지 않아요.

작성 제안: 신청서 제출 상태와 허가 수령 상태를 구분해 관리해요.

작성 제안: 예정일 전에 허가가 가능한지 확인하고, 서류 보완 요청에 대응할 담당자를 남겨요.

기간 연장과 책임자 변경을 관리해요

허가받은 보관 기간을 연장하려면 기간이 지나기 전에 다시 허가받아야 해요. 2 연장 허가 없이 기간이 지나면 즉시 관할 보건소장에게 이관해야 해요. 2

보관 기간·장소·책임자, 종류별 수량·목록, 보관계획 또는 시설·장비 보유 현황이 정해진 범위에서 바뀌면 변경 신고 대상이에요. 1, 2 연장을 위한 재허가는 일반 변경 신고와 구분돼요. 1, 2

질병·국외 이주, 면허자격 정지·취소, 성년후견 개시 등 규정된 사유로 직접 보관이 어려우면 대행 책임자를 지정하여 보관하게 하거나 보건소장에게 넘겨야 해요. 1, 2

작성 제안: 보관 허가 만료일과 시스템 사용 계약 만료일을 각각 관리해요. 폐업 뒤에도 담당자 변경·연락처 변경을 점검하고, 기록을 찾는 환자의 문의가 끊기지 않도록 안내 경로를 남겨요.

개설자는 휴·폐업 신고예정일 14일 전까지 환자와 보호자가 쉽게 볼 수 있는 장소 및 운영 중인 인터넷 홈페이지에 안내문을 각각 게시해야 해요. 6 안내문에는 휴·폐업 개시 예정일자, 기록의 이관·보관·사본 발급, 진료비 정산·반환, 입원 환자 전원, 그 밖에 이에 준하는 사항으로서 환자의 권익 보호를 위해 보건복지부장관이 특히 필요하다고 인정해 고시하는 사항을 적어요. 6 입원 환자에게는 신고예정일 30일 전까지 환자 또는 보호자에게 안내문 내용을 직접 알려야 해요. 6

이관 후 발급과 이용 목적까지 정해요

직접 보관하는 개설자와 지정 책임자의 기록 열람·보존에는 의료법 제21조 및 제22조제2항이 준용돼요. 1 휴·폐업했다는 이유만으로 기록 열람·보존 규율이 없어지는 것은 아니에요. 1

보건소장에게 기록을 넘길 때 진료기록보관시스템을 이용할 수 있어요. 5 법은 보건소장과 직접 보관 개설자가 이 시스템에 기록을 보관할 수 있도록 정해요. 4

시스템에 기록을 보관한 보건소장·개설자와 해당 기관 소속 의료인·종사자는 자신이 직접 보관한 기록 외의 시스템 정보를 열람하는 등 내용을 확인해서는 안 돼요. 4 보건복지부장관은 원본 정보가 바뀌지 않는 범위에서 기록 형태를 바꿔 보존·관리하고 그 형태로 사본을 발급할 수 있어요. 4

보건복지부와 한국보건의료정보원은 2025년 7월 21일 보관시스템의 정식 개통과 환자의 온라인 열람·발급을 위한 진료기록발급포털 구축을 발표했어요. 7

영업양수자는 이전 사실을 지체 없이 알려야 하지만 양도인이 이미 법정 고지를 했다면 예외예요. 3 이전받은 정보는 이전 당시의 본래 목적으로만 이용하거나 제공할 수 있어요. 3

작성 제안: 이관 결과와 수령 기록을 보관하고, 사본 요청 접수처·본인 확인 경로·발급 담당자를 문서로 정해요. 시스템 가입이나 파일 업로드만으로 수령과 발급 시험이 완료됐다고 표시하지 않아요.

작성 제안: 인수 이후 홍보문자에 기존 연락처를 쓰려는 계획은 진료기록 보관과 분리해 검토해요. 진료기록발급포털의 현재 온라인 발급 범위와 수수료는 접수처에 확인한 뒤 안내해요.

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근거 조문

의료법 제40조의2

제40조의2(진료기록부등의 이관)
① 의료기관 개설자는 제40조제1항에 따라 폐업 또는 휴업 신고를 할 때 제22조나 제23조에 따라 기록ㆍ보존하고 있는 진료기록부등의 수량 및 목록을 확인하고 진료기록부등을 관할 보건소장에게 넘겨야 한다. 다만, 의료기관 개설자가 보건복지부령으로 정하는 바에 따라 진료기록부등의 보관계획서를 제출하여 관할 보건소장의 허가를 받은 경우에는 직접 보관할 수 있다.
② 제1항에 따라 관할 보건소장의 허가를 받아 진료기록부등을 직접 보관하는 의료기관 개설자는 보관계획서에 기재된 사항 중 보건복지부령으로 정하는 사항이 변경된 경우 관할 보건소장에게 이를 신고하여야 하며, 직접 보관 중 질병, 국외 이주 등 보건복지부령으로 정하는 사유로 보존 및 관리가 어려운 경우 이를 대행할 책임자를 지정하여 보관하게 하거나 진료기록부등을 관할 보건소장에게 넘겨야 한다.
③ 제1항에 따라 관할 보건소장의 허가를 받아 진료기록부등을 직접 보관하는 의료기관 개설자는 보관 기간, 방법 등 보건복지부령으로 정하는 사항을 준수하여야 한다.
④ 제1항에 따라 관할 보건소장의 허가를 받아 진료기록부등을 직접 보관하는 의료기관 개설자(제2항에 따라 지정된 책임자를 포함한다)의 기록 열람 및 보존에 관하여는 제21조 및 제22조제2항을 준용한다.
⑤ 그 밖에 진료기록부등의 이관 방법, 절차 등에 필요한 사항은 보건복지부령으로 정한다.

의료법 제40조의3 ①

① 보건복지부장관은 제40조의2에 따라 폐업 또는 휴업한 의료기관의 진료기록부등을 보관하는 관할 보건소장 및 의료기관 개설자가 안전하고 효과적으로 진료기록부등을 보존ㆍ관리할 수 있도록 지원하기 위한 시스템(이하 "진료기록보관시스템"이라 한다)을 구축ㆍ운영할 수 있다.

의료법 제40조의3 ②

② 제40조의2에 따라 폐업 또는 휴업한 의료기관의 진료기록부등을 보관하는 관할 보건소장 및 의료기관 개설자는 진료기록보관시스템에 진료기록부등을 보관할 수 있다.

의료법 제40조의3 ③

③ 제2항에 따라 진료기록부등을 진료기록보관시스템에 보관한 관할 보건소장 및 의료기관 개설자(해당 보건소 및 의료기관 소속 의료인 및 그 종사자를 포함한다)는 직접 보관한 진료기록부등 외에는 진료기록보관시스템에 보관된 정보를 열람하는 등 그 내용을 확인하여서는 아니 된다.

의료법 제40조의3 ⑥

⑥ 보건복지부장관은 진료기록보관시스템의 효율적 운영을 위하여 원본에 기재된 정보가 변경되지 않는 범위에서 진료기록부등의 형태를 변경하여 보존ㆍ관리할 수 있으며, 변경된 형태로 진료기록부등의 사본을 발급할 수 있다.

의료법 시행규칙 제30조의3

제30조의3(폐업ㆍ휴업 시 조치사항) 법 제40조제4항에 따라 의료기관 개설자는 의료업을 폐업 또는 휴업하려는 때에는 폐업 또는 휴업 신고예정일 14일 전까지 환자 및 환자 보호자가 쉽게 볼 수 있는 장소 및 인터넷 홈페이지(인터넷 홈페이지를 운영하고 있는 자만 해당한다)에 다음 각 호의 사항을 기재한 안내문을 각각 게시해야 한다. 다만, 입원 환자에 대해서는 폐업 또는 휴업 신고예정일 30일 전까지 환자 또는 그 보호자에게 직접 안내문의 내용을 알려야 한다. <개정 2023.3.2>
1. 폐업 또는 휴업 개시 예정일자
2. 진료기록부등의 이관ㆍ보관 또는 사본 발급 등에 관한 사항
3. 진료비 등의 정산 및 반환 등에 관한 사항
4. 입원 중인 환자의 다른 의료기관으로의 전원(轉院)에 관한 사항
5. 그 밖에 제1호부터 제4호까지에 준하는 사항으로서 환자의 권익 보호를 위하여 보건복지부장관이 특히 필요하다고 인정하여 고시하는 사항

의료법 시행규칙 제30조의4

제30조의4(진료기록부등의 직접 보관 절차 등)
① 폐업 또는 휴업의 신고를 하는 의료기관 개설자가 법 제40조의2제1항 단서에 따라 진료기록부등을 직접 보관하려면 별지 제19호서식의 진료기록 보관계획서에 다음 각 호의 서류를 첨부하여 폐업 또는 휴업 예정일 전까지 관할 보건소장의 허가를 받아야 한다.
1. 진료기록부등의 종류별 수량 및 목록
2. 진료기록부등에 대한 체계적이고 안전한 보관계획에 관한 서류
3. 법 제23조제1항에 따라 전자의무기록을 작성ㆍ보관한 의료기관 개설자의 경우에는 제16조제1항제1호부터 제6호까지의 규정에 해당하는 시설 및 장비를 보유하였음을 증명하는 서류. 다만, 법 제40조의3에 따른 진료기록보관시스템(이하 "진료기록보관시스템"이라 한다)을 통하여 진료기록부등을 직접 보관하려는 경우에는 제출을 생략할 수 있다.
② 제1항에 따라 허가받은 보관 기간을 연장하려는 의료기관 개설자는 해당 기간이 경과하기 전에 관할 보건소장에게 다시 허가를 받아야 한다.
③ 제2항에 따른 허가를 받지 않은 의료기관 개설자는 보관 기간이 경과하는 경우 즉시 관할 보건소장에게 진료기록부등을 이관해야 한다.
④ 법 제40조의2제2항에서 "보건복지부령으로 정하는 사항이 변경된 경우"란 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 경우를 말한다.
1. 진료기록부등의 보관 기간(제2항에 따라 보관 기간을 연장하는 경우는 제외한다), 보관 장소 또는 보관책임자가 변경된 경우
2. 진료기록부등의 종류별 수량 및 목록이 변경된 경우
3. 제1항제2호에 따라 제출한 진료기록부등의 보관계획이 변경된 경우
4. 제16조제1항제1호부터 제6호까지의 규정에 해당하는 시설 및 장비 보유 현황이 변경된 경우
⑤ 법 제40조의2제2항에서 "질병, 국외 이주 등 보건복지부령으로 정하는 사유"란 다음 각 호의 사유를 말한다.
1. 질병 또는 국외 이주
2. 의료인의 면허자격 정지 또는 면허 취소 처분
3. 성년후견의 개시
4. 그 밖에 의료기관 개설자가 진료기록부등을 직접 보관하기 어려운 사유로서 보건복지부장관이 인정하는 사유
⑥ 법 제40조의2제3항에서 "보관 기간, 방법 등 보건복지부령으로 정하는 사항"이란 다음 각 호의 사항을 말한다.
1. 제1항에 따라 허가받은 진료기록부등의 보관 기간
2. 제1항에 따라 허가받은 진료기록부등의 보관 장소ㆍ시설 등 보관 방법에 관한 사항

의료법 시행규칙 제30조의5

제30조의5(진료기록부등의 이관 방법 및 절차 등)
① 의료기관 개설자는 법 제40조의2제1항 본문, 같은 조 제2항 또는 이 규칙 제30조의4제3항에 따라 관할 보건소장에게 진료기록부등을 이관하는 경우 진료기록보관시스템을 이용하여 이관할 수 있다.
② 제1항에서 규정한 사항 외에 진료기록부등의 이관 방법 및 절차에 관하여 필요한 사항은 보건복지부장관이 정하여 고시한다.

개인정보 보호법 제27조

제27조(영업양도 등에 따른 개인정보의 이전 제한)
① 개인정보처리자는 영업의 전부 또는 일부의 양도ㆍ합병 등으로 개인정보를 다른 사람에게 이전하는 경우에는 미리 다음 각 호의 사항을 대통령령으로 정하는 방법에 따라 해당 정보주체에게 알려야 한다.
1. 개인정보를 이전하려는 사실
2. 개인정보를 이전받는 자(이하 "영업양수자등"이라 한다)의 성명(법인의 경우에는 법인의 명칭을 말한다), 주소, 전화번호 및 그 밖의 연락처
3. 정보주체가 개인정보의 이전을 원하지 아니하는 경우 조치할 수 있는 방법 및 절차
② 영업양수자등은 개인정보를 이전받았을 때에는 지체 없이 그 사실을 대통령령으로 정하는 방법에 따라 정보주체에게 알려야 한다. 다만, 개인정보처리자가 제1항에 따라 그 이전 사실을 이미 알린 경우에는 그러하지 아니하다.
③ 영업양수자등은 영업의 양도ㆍ합병 등으로 개인정보를 이전받은 경우에는 이전 당시의 본래 목적으로만 개인정보를 이용하거나 제3자에게 제공할 수 있다. 이 경우 영업양수자등은 개인정보처리자로 본다.

출처

  1. 보건복지부,질병관리청 · 의료법 제40조의2
  2. 보건복지부,질병관리청 · 의료법 시행규칙 제30조의4
  3. 개인정보보호위원회 · 개인정보 보호법 제27조
  4. 보건복지부,질병관리청 · 의료법 제40조의3
  5. 보건복지부,질병관리청 · 의료법 시행규칙 제30조의5
  6. 보건복지부,질병관리청 · 의료법 시행규칙 제30조의3
  7. 보건복지부·한국보건의료정보원 · 휴·폐업 의료기관 진료기록보관시스템 정식 개통 발표