12.10.4 반복 업무의 시스템화

원문 대조 2026-10-21 · AI 초안

요약

작성 제안: 자주 반복되거나 오래 걸리고 실수가 잦은 업무부터 고르고, 바꾼 방식은 매뉴얼과 병행 기간을 두고 알려요. 환자 정보 처리 업무를 외부에 위탁할 때는 위탁 문서·수탁자 공개·교육과 감독이 필요해요. ¹

꼭 기억할 것

• 환자 정보 처리 업무를 외부 업체에 맡기려면 목적 외 처리 금지·기술적·관리적 보호조치 등을 담은 문서로 해야 하고, 맡긴 업무와 수탁자를 정보주체가 언제든 쉽게 확인할 수 있게 공개해야 해요. ¹
• 수탁 업체가 그 업무를 다른 업체에 다시 맡기려면 위탁자인 의원의 동의를 받아야 하고, 수탁자는 맡은 업무 범위를 넘어 개인정보를 쓰거나 제3자에게 줄 수 없어요. ¹
• 임금을 줄 때는 임금 구성항목·계산방법·공제 내역 등을 적은 임금명세서를 서면(전자문서 포함)으로 줘야 해요. ²

무엇부터 시스템으로 돌려요

작성 제안: 한 달 동안 직원에게 '반복하는 일'을 적게 하고, 일마다 ① 한 달 횟수 ② 한 번에 걸리는 시간 ③ 틀렸을 때의 영향(환자 불편·청구 오류·법정 기한)을 표시해요. 세 칸을 곱하거나 더해 점수가 높은 일부터 바꿔요.

작성 제안: 내과·이비인후과 의원에서 후보가 되기 쉬운 일은 예약 확인과 재진 안내 문자, 검사 전 안내문(내시경 금식 등), 서류 발급 요청 접수, 근무표와 연차 기록, 소모품 재고와 발주 알림, 월말 청구·입금 대조예요. 재진·검사 안내의 범위는 P12-C7-S1·S2에서 광고성 정보와의 경계를 함께 봐요.

작성 제안: 진료 판단이 들어가는 일(처방, 검사 결과 해석, 설명과 동의)은 자동화 대상이 아니라 '알림'까지만 맡겨요. 결과 확인 누락을 막는 알림은 도움이 되지만, 판단과 기록은 의사가 해요.

개인정보를 지키는 조건

개인정보 처리 업무를 제3자에게 위탁하려면 위탁업무 목적 외 처리 금지, 기술적·관리적 보호조치 등이 포함된 문서로 해야 해요. ¹ 위탁하는 업무의 내용과 수탁자는 정보주체가 언제든지 쉽게 확인할 수 있도록 공개해야 해요. ¹ 공개할 수탁자에는 수탁자에게서 업무를 다시 위탁받은 제3자도 들어가요. ¹ 홍보나 판매 권유 업무를 위탁하면 업무 내용과 수탁자를 정보주체에게 알려야 하고, 업무 내용이나 수탁자가 바뀌어도 다시 알려야 해요. ¹

위탁자는 수탁자를 교육하고, 처리 현황 점검 등으로 안전하게 처리하는지 감독해야 해요. ¹ 수탁자는 위탁받은 범위를 넘어 개인정보를 이용하거나 제3자에게 제공할 수 없고, 다시 위탁하려면 위탁자의 동의를 받아야 해요. ¹ 수탁자가 위탁 업무와 관련해 이 법을 위반해 생긴 손해배상책임에서는 수탁자를 의원의 소속 직원으로 봐요. ¹ 수탁자에게도 안전조치(제29조), 유출 통지·신고(제34조) 등 이 법의 여러 규정이 준용돼요. ¹ 작성 제안: '업체 사고니까 업체 책임'으로 끝나지 않으니, 계약 전에 업체의 보호조치와 사고 때 연락 방법을 확인해요.

개인정보처리자는 개인정보취급자의 범위를 최소한으로 제한하고 관리·감독해야 하며, 정기적으로 필요한 교육을 해야 해요. ¹ 또 내부 관리계획 수립, 접속기록 보관 등 안전성 확보에 필요한 기술적·관리적·물리적 조치를 해야 해요. ¹

작성 제안: 새 프로그램을 들이기 전 점검표에 ① 어떤 환자 정보가 넘어가는지 ② 위탁 계약서에 법정 항목이 있는지 ③ 재위탁(클라우드 등) 업체가 있는지 ④ 개인정보 처리방침 등 공개 내용에 수탁자와 재수탁 업체를 추가했는지 ⑤ 직원 계정을 사람별로 나눴는지 ⑥ 해지할 때 자료 반환·파기 방법을 적어요. 계약 점검은 P9-C4-S3, 계정·접속기록은 P9-C4-S4에서 봐요.

근무표·급여 자동화

사용자는 사업장별로 임금대장을 작성하고 임금을 지급할 때마다 계산의 기초가 되는 사항과 임금액 등을 적어야 해요. ² 임금을 줄 때는 구성항목·계산방법·공제 내역 등을 적은 임금명세서를 서면으로 줘야 하고, 전자문서도 서면에 포함돼요. ²

작성 제안: 근무표 프로그램의 출퇴근·연장근로 기록이 급여 계산에 그대로 이어지게 하고, 원장이 매달 한 번 예외(지각 조정, 대체 근무)를 승인하는 칸을 둬요. 임금명세서 항목과 공제 기록은 P6-C4-S4에서 봐요.

직원에게 바꿔 알리는 순서

작성 제안: 한 번에 하나만 바꿔요. 바꾸기 전에 ① 왜 바꾸는지 ② 누가 무엇을 덜 하게 되는지 ③ 문제가 생기면 누구에게 말하는지를 한 장으로 알려요.

작성 제안: 새 방식과 기존 방식을 함께 쓰는 기간을 미리 정하고, 그 기간이 끝나는 날 직원과 함께 잘 안 된 점을 적어 고친 뒤 기존 방식을 멈춰요. 바뀐 순서는 업무 매뉴얼(P12-C2-S3)에 바로 반영하고, 개정 날짜를 남겨요.

작성 제안: 개인정보를 다루는 새 프로그램을 들이면 사용 교육에 개인정보 교육(취급 범위, 계정 공유 금지, 화면 노출 주의)을 함께 넣고, 교육한 날짜와 참석자를 기록해 정기 교육 기록으로 남겨요.

흔한 실수

• 예약 문자 업체와 계약서 없이 환자 연락처를 넘기지 않아요. 위탁은 법정 항목을 담은 문서로 해야 해요. ¹
• 업체가 쓰는 클라우드·하청 업체를 모른 채 두지 않아요. 수탁자가 다시 위탁하려면 의원의 동의가 필요해요. ¹
• 개인정보취급자 범위를 최소한으로 제한하고, 접속기록 보관 등 안전성 확보 조치를 해야 해요. ¹ 작성 제안: 그래서 프로그램 계정 하나를 직원 여럿이 함께 쓰지 말고 사람별로 나눠요. 계정 관리의 세부 기준은 P9-C4-S4에서 봐요.

근거 조문

개인정보 보호법 제26조①·②·④·⑤·⑥·⑦·⑧ 발췌

① 개인정보처리자가 제3자에게 개인정보의 처리 업무를 위탁하는 경우에는 다음 각 호의 내용이 포함된 문서로 하여야 한다. … 1. 위탁업무 수행 목적 외 개인정보의 처리 금지에 관한 사항
2. 개인정보의 기술적ㆍ관리적 보호조치에 관한 사항
3. 그 밖에 개인정보의 안전한 관리를 위하여 대통령령으로 정한 사항 … ② 제1항에 따라 개인정보의 처리 업무를 위탁하는 개인정보처리자(이하 "위탁자"라 한다)는 위탁하는 업무의 내용과 개인정보 처리 업무를 위탁받아 처리하는 자(개인정보 처리 업무를 위탁받아 처리하는 자로부터 위탁받은 업무를 다시 위탁받은 제3자를 포함하며, 이하 "수탁자"라 한다)를 정보주체가 언제든지 쉽게 확인할 수 있도록 대통령령으로 정하는 방법에 따라  공개하여야 한다. … ④ 위탁자는 업무 위탁으로 인하여 정보주체의 개인정보가 유출등이 되지 아니하도록 수탁자를 교육하고, 처리 현황 점검 등 대통령령으로 정하는 바에 따라 수탁자가 개인정보를 안전하게 처리하는지를 감독하여야 한다. … ⑤ 수탁자는 개인정보처리자로부터 위탁받은 해당 업무 범위를 초과하여 개인정보를 이용하거나 제3자에게 제공하여서는 아니 된다.
⑥ 수탁자는 위탁받은 개인정보의 처리 업무를 제3자에게 다시 위탁하려는 경우에는 위탁자의 동의를 받아야 한다. … ⑦ 수탁자가 위탁받은 업무와 관련하여 개인정보를 처리하는 과정에서 이 법을 위반하여 발생한 손해배상책임에 대하여는 수탁자를 개인정보처리자의 소속 직원으로 본다. … ⑧ 수탁자에 관하여는 제15조부터 제18조까지, 제21조, 제22조, 제22조의2, 제23조, 제24조, 제24조의2, 제25조, 제25조의2, 제27조, 제28조, 제28조의2부터 제28조의5까지, 제28조의7부터 제28조의11까지, 제29조, 제30조, 제30조의2, 제30조의3, 제31조, 제33조, 제34조, 제34조의2, 제35조, 제35조의2, 제36조, 제37조, 제37조의2, 제38조, 제59조, 제63조, 제63조의2 및 제64조의2를 준용한다. 이 경우 "개인정보처리자"는 "수탁자"로 본다.

개인정보 보호법 제26조③

③ 위탁자가 재화 또는 서비스를 홍보하거나 판매를 권유하는 업무를 위탁하는 경우에는 대통령령으로 정하는 방법에 따라 위탁하는 업무의 내용과 수탁자를 정보주체에게 알려야 한다. 위탁하는 업무의 내용이나 수탁자가 변경된 경우에도 또한 같다.

개인정보 보호법 제28조

① 개인정보처리자는 개인정보를 처리함에 있어서 개인정보가 안전하게 관리될 수 있도록 임직원, 파견근로자, 시간제근로자 등 개인정보처리자의 지휘ㆍ감독을 받아 개인정보를 처리하는 자(이하 "개인정보취급자"라 한다)의 범위를 최소한으로 제한하고, 개인정보취급자에 대하여 적절한 관리ㆍ감독을 하여야 한다. … ② 개인정보처리자는 개인정보의 적정한 취급을 보장하기 위하여 개인정보취급자에게 정기적으로 필요한 교육을 실시하여야 한다.

개인정보 보호법 제29조(안전조치의무)

제29조(안전조치의무) 개인정보처리자는 개인정보가 유출등이 되지 아니하도록 내부 관리계획 수립, 접속기록 보관 등 대통령령으로 정하는 바에 따라 안전성 확보에 필요한 기술적ㆍ관리적 및 물리적 조치를 하여야 한다.

근로기준법 제48조

① 사용자는 각 사업장별로 임금대장을 작성하고 임금과 가족수당 계산의 기초가 되는 사항, 임금액, 그 밖에 대통령령으로 정하는 사항을 임금을 지급할 때마다 적어야 한다. … ② 사용자는 임금을 지급하는 때에는 근로자에게 임금의 구성항목ㆍ계산방법, 제43조제1항 단서에 따라 임금의 일부를 공제한 경우의 내역 등 대통령령으로 정하는 사항을 적은 임금명세서를 서면(「전자문서 및 전자거래 기본법」 제2조제1호에 따른 전자문서를 포함한다)으로 교부하여야 한다.

출처

1. 법제처 국가법령정보센터 · 개인정보 보호법 제26조, 제28조, 제29조
2. 법제처 국가법령정보센터 · 근로기준법 제48조